Cómo hacer un corte de caja que cuadre

Lo contado es el efectivo que cuentas al cerrar el turno. Lo esperado es el efectivo que debería haber, según las ventas y los movimientos del turno.

Cuando las dos cantidades son iguales, el corte cuadra. Cuando no, busca la causa ese mismo día, mientras todavía recuerdas lo que pasó en el turno.

Lo que debe haber en la caja

Lo esperado en efectivo sale de esta suma:

• El fondo de caja con el que abriste el turno.
• Más las ventas que te pagaron en efectivo.
• Más los abonos de fiado que recibiste en efectivo.
• Más las entradas de efectivo, como el cambio que trajiste del banco.
• Menos las salidas de efectivo, como el pago al repartidor del garrafón.
• Menos las devoluciones que pagaste en efectivo.

Las ventas con tarjeta, con transferencia y a fiado no entran en esta suma. Ese dinero nunca pasó por el cajón.

Anota cada salida de efectivo en el momento en que sale. Una salida sin anotar aparece en el corte como dinero que falta.

Antes de contar

Termina las ventas del turno antes de contar. Una venta que entra a mitad del conteo cambia lo esperado.

Junta los papeles del turno: los vales de salida, las notas de devolución y los comprobantes de la terminal.

Cuenta todo el efectivo del cajón, con el fondo incluido. Lo esperado ya suma el fondo con el que abriste.

Cuenta sin ver lo esperado. Si ya sabes cuánto debería haber, sin querer cuentas hasta llegar a ese número.

De preferencia, que cuente quien atendió la caja en el turno, con otra persona presente.

Cómo contar el efectivo

Separa el efectivo por denominación y cuenta de la más alta a la más baja. Anota cuántas piezas hay de cada una y multiplica.

En este ejemplo, lo contado es igual a lo esperado de la sección anterior. El corte cuadra.

Si tienes monedas de $20, anótalas en su propio renglón, aparte de los billetes de $20.

Arma montones de diez billetes o de diez monedas. Un montón incompleto se nota al compararlo con los demás.

Cuenta dos veces. Si las dos cuentas no coinciden, cuenta una tercera vez.

Revisa sobre todo los billetes grandes. El Banco de México propone revisar cada billete en tres pasos: toca, mira y gira.

• Toca el relieve y el material del billete.
• Mira a contraluz la marca de agua y el hilo de seguridad.
• Gira el billete para ver el elemento que cambia de color.

Un billete de un diseño anterior no es falso por ser viejo. Si el Banco de México lo está retirando, todavía vale lo que dice.

Si sospechas de un billete, no lo des de cambio. Cualquier sucursal bancaria puede enviarlo al Banco de México para que lo analice, sin costo.

Tarjeta y transferencias

Revisa también los pagos con tarjeta, aunque no estén en el cajón. Compara el total de tu terminal en el turno con las ventas con tarjeta que anotaste.

Si no coinciden, busca una venta cobrada con tarjeta que se anotó como efectivo, o al revés. Ese error hace que en un lado sobre y en el otro falte la misma cantidad.

Revisa las transferencias en la app de tu banco. Confirma que llegó cada una del turno.

Una captura de pantalla no prueba que el dinero llegó. Antes de entregar la mercancía, revisa el depósito en tu banco.

Si no cuadra

Si faltan o sobran pesos, cuenta el efectivo una vez más antes de buscar otra causa.

Después revisa estas causas, en este orden:

1. Una salida de efectivo sin anotar, como un pago al proveedor o una compra para la tienda.
2. Un pago anotado con otro método: efectivo en lugar de tarjeta, o al revés.
3. Un cambio mal dado. Si alguien pagó con un billete de $200 y recibió cambio de uno de $500, faltan $300.
4. Una devolución pagada en efectivo que no se anotó.
5. Un abono de fiado cobrado en efectivo que no se anotó. En ese caso sobran pesos.
6. Un billete falso.

Si encuentras la causa, anota el movimiento que faltaba y compara otra vez.

Si no la encuentras, anota la diferencia y lo que revisaste. Por ejemplo: «Faltan $50.00. Se contó tres veces y no hay salidas sin anotar.»

No completes lo que falta con tu dinero ni guardes aparte lo que sobra. Si lo haces, el corte parece cuadrar y la diferencia queda sin explicar.

Revisa las diferencias cada semana, por caja y por persona. Si una diferencia se repite en el mismo turno, empieza a buscar ahí.

Antes de descontarle un faltante a quien atiende la caja, revisa el artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo. Ese artículo permite descontar errores y pérdidas, pero con límites que dependen del salario.

El retiro y el fondo que queda

Después del corte, decide cuánto efectivo sale de la caja. Ese dinero es el retiro.

El efectivo que dejas en el cajón es el fondo que queda. Con él abres el siguiente turno.

Deja siempre el mismo fondo, en billetes chicos y monedas, para tener cambio al abrir. Por ejemplo, $500.

Guarda el retiro fuera de la caja y anota el monto y la hora.

Para conseguir cambio, algunas sucursales bancarias cambian billetes por monedas sin costo. El Banco de México publica en su página qué sucursales dan ese servicio.

Sin ser cliente de ese banco, puedes cambiar hasta $3,000 o 500 piezas de cada denominación por operación.

El corte en Oden POS

En Oden POS, un miembro cuenta el efectivo sin ver lo esperado. Sólo el dueño ve lo esperado.

El conteo se guarda primero y ya no cambia. Después ves si cuadra, si faltan o si sobran pesos.

Si no cuadra, escribes la razón de la diferencia, una sola vez.

Con el conteo anotas el retiro. El efectivo que queda en el cajón es el fondo del siguiente turno.

Cada corte queda guardado con lo esperado, lo contado y la diferencia por método de pago.

El corte necesita conexión. Antes de contar, la caja sube lo que guardó sin conexión.