Inventario de una tienda de abarrotes: qué contar y cada cuánto

Las existencias son las piezas, kilos o litros que tienes de cada producto. Hacer inventario es contarlas y compararlas con lo que dicen tus registros.

Contar toda una tienda de abarrotes de una vez toma horas. Es más fácil contar poco y seguido, empezando por lo que más vendes en pesos.

Qué contar primero

Empieza por estos grupos:

• Lo que más vendes en pesos, como refrescos, leche, aceite y café.
• Lo caro y fácil de esconder, como cigarros, pilas, rastrillos y chocolates.
• Lo que caduca pronto, como lácteos, pan, embutidos y tortillas.
• Lo que vendes a granel, como frijol, arroz y azúcar.

Para saber qué vendes más, ordena tus productos por lo que vendiste en pesos el último mes. Cuida más a los primeros veinte o treinta de esa lista.

En lo que vendes a granel, la diferencia sale de la báscula y de lo que se echa a perder. Si cada kilo que despachas lleva 10 gramos de más, de un costal de 50 kilos regalas medio kilo.

Cada cuánto contar

A algunos negocios, el conteo de fin de año también se lo pide la ley. La Ley del ISR les pide a las personas morales levantar inventario de existencias al terminar su año fiscal.

A las personas físicas con actividad empresarial se lo pide al 31 de diciembre de cada año. El artículo 113-G, que lista las obligaciones del RESICO de personas físicas, no incluye el inventario.

Revisa con tu contador si tu régimen lo pide.

Ajusta el calendario con lo que encuentres. Si un producto cuadra en tres conteos seguidos, cuéntalo menos. Si tiene diferencias, cuéntalo más seguido.

Cuenta también cuando llega mercancía. Revisa que llegó lo que dice la nota del proveedor antes de firmarla.

Cómo hacer un conteo

Cuenta antes de abrir o después de cerrar, para que ninguna venta cambie el número mientras cuentas.

Recorre la tienda por anaquel, de izquierda a derecha y de arriba abajo. Marca cada anaquel terminado para no contarlo dos veces.

Cuenta sin mirar antes tus registros. Lo que anotes debe salir del anaquel, no de la pantalla.

Busca cada producto en todos los lugares donde lo guardas: el anaquel, la bodega y el refrigerador.

Las cajas cerradas se cuentan por caja: el número de cajas por las piezas que trae cada una. Abre una caja si dudas que esté completa.

Pesa cada costal de lo que vendes a granel y réstale lo que pesa un costal vacío.

Si cuentan dos personas, una cuenta y la otra anota. En los productos con diferencia, cambian de lugar y cuentan otra vez.

Qué hacer con las diferencias

Compara lo contado con tus registros y anota la diferencia en piezas y en pesos, al costo.

Faltan 6 latas de atún de $18: son $108. Sobran 6 latas de chiles de $15: son $90.

Antes de ajustar, vuelve a contar los productos con diferencias grandes. Después busca la causa:

• Mercancía que llegó y no se anotó.
• Una venta cobrada con el producto equivocado.
• Merma que no se anotó: lo que se rompió o se echó a perder.
• Producto que se tomó para la casa sin anotarlo.
• Robo.

Ajusta las existencias y anota la razón de cada diferencia. Con las razones anotadas, al final del mes sabes cuánto perdiste por merma y cuánto por robo.

Revisa las diferencias por pares. Si sobran latas de chiles y faltan latas de atún, quizá alguien cobró una como si fuera la otra.

Caducidad y merma

Revisa las fechas cada vez que acomodas mercancía. Pon al frente lo que caduca primero.

La norma de etiquetado de alimentos, la NOM-051, define dos fechas distintas:

• Fecha de caducidad: después de esa fecha, el producto no debe venderse ni consumirse.
• Fecha de consumo preferente: hasta esa fecha, la norma considera que el producto se puede vender y conserva sus cualidades. Después de esa fecha, todavía puede consumirse.

Lo que pasó su fecha de caducidad sale de la venta. Retira también lo que pasó su fecha de consumo preferente, aunque todavía se pueda comer.

Anota los dos como salida de mercancía, con su razón, para que tus existencias sigan correctas.

Pregúntale a tu proveedor si recoge o cambia el producto caducado. Anota lo que te cambie, para que no cuente como merma.

Suma tu merma de cada semana en pesos. Si sube, revisa cuánto pides de los productos que caducan.

El mínimo de cada producto

El mínimo es la cantidad más baja que quieres tener de un producto. Cuando un producto queda abajo de su mínimo, entra en tu siguiente pedido.

Calcúlalo con lo que vendes entre una visita del proveedor y la siguiente. Suma un poco más por si el proveedor se retrasa.

Por ejemplo, vendes 35 litros de leche a la semana y el proveedor viene cada semana. Un mínimo de 45 litros te da dos días más de leche si se retrasa.

Revisa los mínimos cada mes, porque lo que vendes cambia con la temporada.

Las existencias en Oden POS

En Oden POS, cada producto lleva sus existencias y su mínimo.

Con «Ajustar existencias» anotas una entrada, una salida de mercancía o un conteo.

Cada salida de mercancía lleva su motivo: «Merma», «Caducado», «Robo o pérdida», «Consumo propio», «Regalo» o «Corrección».

Al escribir un conteo, la pantalla dice cuánto falta o cuánto sobra. Si el producto tiene costo, también dice cuánto es a costo.

La página del producto muestra cada movimiento con su fecha, las existencias antes y después, y quién lo hizo.

La lista «Por surtir» muestra los productos que quedaron abajo de su mínimo.